Qué documentos se pueden procesar
En administración, compras y logística se reciben PDFs, adjuntos y mensajes con estructuras diferentes. Copiar a mano importes, referencias, fechas o datos de proveedor consume tiempo y puede introducir errores.
Una automatización documental puede clasificar facturas, albaranes, pedidos, solicitudes o justificantes. Es necesario analizar el tipo de documento, su origen y los campos que deben recuperarse. No todos los documentos ofrecen la misma calidad ni todos se pueden procesar sin revisión.
- Facturas de proveedores con distintos formatos
- Albaranes y documentos logísticos
- Pedidos recibidos por correo electrónico
- Formularios y solicitudes no estructuradas
Ejemplo de un flujo documental fiable
Primero se recibe un documento a través de un canal autorizado. Después se identifica su tipo y se extraen campos como fecha, número, proveedor, líneas e importes. La información se normaliza y comprueba frente a datos de referencia.
Si faltan datos, hay inconsistencias o la confianza del resultado es insuficiente, el documento pasa a revisión. Solo los registros que superan las verificaciones pueden continuar hacia el ERP mediante las interfaces admitidas. Cada paso debe dejar un estado consultable y un registro para resolver incidencias.
- Recepción y clasificación
- Extracción de datos con IA u otras técnicas
- Reglas de validación y revisión humana
- Integración controlada y trazabilidad
Qué debe revisarse antes de conectar la IA al ERP
Automatizar una lectura no es lo mismo que contabilizar una factura ni aprobar un pago. Los permisos y el impacto de cada acción condicionan el diseño. Una solución empresarial debe impedir ejecuciones duplicadas, registrar quién autorizó una operación y gestionar documentos rechazados.
También conviene evaluar proveedores de modelos, ubicación y retención de datos, acuerdos de confidencialidad y opciones de despliegue. La tasa real de errores se valida mediante pruebas con documentos representativos, no con una demo aislada.
Cómo empezar por un piloto acotado
La primera fase puede limitarse a una familia de documentos y un conjunto de campos. Se mide la precisión por campo, el tiempo de revisión necesario y el coste del proceso completo. Con esos datos se decide si ampliar el volumen o mantener ciertos pasos manuales.
Podemos estudiar tanto automatizaciones convencionales como soluciones con modelos de IA. Elegimos la más adecuada según variabilidad, fiabilidad requerida y costes.